Cómo descargar los XML de la DIAN, paso a paso

Lo que el portal no explica: el token, el listado, y por qué bajar cien documentos toma una tarde entera.

Sin tarjeta de crédito · Sin instalar nada · Tus archivos se procesan en tu propio navegador

Ocho pasos. Por cada documento.

Así se baja hoy un solo documento del portal de la DIAN. Ahora multiplícalo por los que recibes al mes.

1Entrar al portal de la DIAN y autenticarte

2Solicitar el token y esperar el correo

3Abrir el correo y entrar con el enlace, antes de que venza

4Filtrar el periodo y exportar el listado

5Descargar el comprimido de cada documento, uno por uno

6Descomprimir cada archivo en una carpeta

7Abrir el XML y buscar entre el código las cifras que necesitas

8Copiarlas a tu Excel y repetir con el siguiente

Y si el token se vence a mitad — dura 60 minutos y sirve una sola vez — se vuelve a empezar desde el paso 2.

Descargar un documento electrónico de la DIAN parece sencillo hasta que hay que descargar trescientos. El portal de facturación electrónica permite consultar y bajar los documentos que emitiste y recibiste, pero está diseñado para consultar de a uno: cada archivo se descarga por separado, en su propio comprimido, y el acceso caduca a los sesenta minutos. Esta guía explica el procedimiento real, con los pasos que el manual oficial da por supuestos, y dónde está el punto en el que la mayoría de los contadores pierde la tarde.

El token: la parte que confunde a todos

El acceso al catálogo de documentos no se hace con usuario y contraseña sino con un token que la DIAN envía por correo. Ese enlace autentica la sesión, no descarga nada: mucha gente lo abre esperando que aparezcan sus facturas y se encuentra con una pantalla vacía. Además vive sesenta minutos y funciona una sola vez, así que si se vence a mitad de una descarga larga hay que solicitar otro y empezar de nuevo.

El enlace del correo autentica, no descarga

Al abrirlo se abre la sesión en el catálogo. Los documentos hay que buscarlos y bajarlos después, dentro de esa misma ventana de tiempo.

Sesenta minutos y un solo uso

Si el token vence, o si ya se usó, el enlace deja de servir y hay que volver al portal a pedir otro. En descargas de varios cientos de documentos, esto pasa casi siempre.

Un comprimido por documento

No hay opción de «descargar todo». Cada documento se baja por separado, y cada uno viene dentro de su propio ZIP que después hay que descomprimir.

Qué cambia

El procedimiento manual es correcto pero no escala: sirve para consultar un documento puntual, no para el cierre mensual. Lo que sí escala es automatizar la parte repetitiva —pedir cada documento a partir de su CUFE— y dejar en manos del contador sólo lo que exige su criterio: revisar lo que no cuadra.

Los pasos reales, sin adornos

Entrar al portal de facturación electrónica de la DIAN con tu certificado o tu usuario. Ir a la sección de documentos recibidos o emitidos según lo que necesites. Solicitar el token y esperar el correo, que puede tardar unos minutos. Abrir el correo, hacer clic derecho sobre el enlace y copiar la dirección: ese enlace es el que da acceso. Filtrar por el periodo que vas a trabajar y exportar el listado, que trae los CUFE. Y a partir de ahí, descargar. Es en ese último paso donde el trabajo deja de ser un trámite y se convierte en una tarde: cada documento, su comprimido, su descompresión y su lectura.

Un documento por vez, dentro de una ventana de 60 minutos

La lista de CUFE pegada una sola vez, y los documentos bajando solos a tu carpeta

Conviene entender el procedimiento manual aunque después se automatice, porque explica los límites: el token seguirá siendo temporal, la DIAN seguirá entregando un archivo por documento y el XML seguirá siendo el documento con validez legal. Lo que cambia al automatizar no son las reglas, es quién hace el trabajo repetitivo dentro de ellas. Y hay una consecuencia práctica: quien entiende el flujo detecta antes cuándo algo va mal —un token que no abre sesión, un periodo mal filtrado, un documento que la DIAN no tiene— en vez de suponer que el problema es de la herramienta.

Todo lo que hace, en un solo lugar

Desde bajar los comprimidos del portal hasta dejar el archivo listo para importar en tu software contable.

Arrastra los ZIP de la DIAN y listo

Suelta los comprimidos tal como los descargaste del portal. Se abren, se leen los XML y salen los datos: NIT, razón social, prefijo, número, fecha, base, IVA, retenciones y total. No hay que abrir un solo archivo a mano.

Descarga masiva desde la DIAN

Pega la lista de CUFE, pega el enlace del token que llega a tu correo y elige una carpeta de tu computador. Los ZIP se descargan solos, a ritmo controlado para que la DIAN no bloquee la conexión.

Excel listo para tu contabilidad

Cuatro hojas: resumen, documentos, líneas e impuestos. Los totales vienen cuadrados contra el XML, no recalculados a ojo, y las retenciones salen separadas por concepto.

Tu propia plantilla contable

Sube el formato vacío que ya usas en Siigo, Alegra, World Office, Helisa o el que sea. Se emparejan las columnas una sola vez y los meses siguientes solo descargas el archivo listo para importar.

Auditor: DIAN contra tu contabilidad

Cruza lo que la DIAN tiene reportado contra lo que tú registraste. Te dice qué facturas te faltan, cuáles registraste y no están en la DIAN, y cuáles tienen diferencia de valor.

Solo revisas las excepciones

Lo que cuadra pasa sin que lo mires. Lo que no cuadra queda en una bandeja aparte con el motivo exacto: un total que no da, un impuesto raro, un documento repetido.

Ocho pasos se vuelven tres

Pide tu token

Entra al portal de la DIAN y solicítalo. Te llega un correo con un enlace; cópialo y pégalo aquí. Eso es lo único manual que queda.

Pega los CUFE

Se descargan solos en la carpeta que elijas, a ritmo controlado. Si ya tienes los comprimidos, arrástralos y ya.

Descarga tu Excel

Resumen, documentos, líneas e impuestos. O directamente en el formato de tu software contable.

Pruébala con tu propio mes

No hace falta que nos creas nada. Coge los comprimidos que ya tienes descargados, suéltalos, y compara el Excel que sale con el que armaste a mano. Si no te ahorra tiempo, no vuelves.

Sin tarjeta

Empiezas con tu correo. No se pide medio de pago para probar.

Tus archivos no viajan

Los XML se leen en tu navegador. Nunca se suben a un servidor.

Sin claves de la DIAN

No se piden ni se guardan. Se usa el token temporal que la DIAN te envía.

Cuando quieras más volumen

El plan completo cuesta 52.900 pesos al mes, sin permanencia y cancelable cuando quieras. Se paga desde Colombia, en pesos, con los medios de pago locales. Ningún cobro se hace sin que lo autorices, y el precio que ves es el que se cobra: sin cargos ocultos ni renovaciones sorpresa.

Antes de pagar ya sabes exactamente qué recibes, porque lo probaste gratis con tus propios documentos.

Sobre la facturación electrónica en Colombia

La facturación electrónica en Colombia se rige por la Resolución DIAN 000042 de 2020 y sus modificaciones, que fijan el formato XML bajo el estándar UBL 2.1 y la obligación de conservar el documento electrónico. El XML —no el PDF— es el documento con validez: el PDF es una representación gráfica. Por eso esta herramienta trabaja siempre sobre el XML, que es donde están el CUFE, los códigos de impuesto y las bases gravables tal como se reportaron.

Herramienta disponible únicamente para Colombia.

Preguntas de contadores

Sesenta minutos, y funciona una sola vez. Si se vence a mitad de una descarga hay que solicitar uno nuevo desde el portal y volver a empezar con ese enlace.