Los XML de la DIAN, en Excel sin abrir un solo archivo

Pensado para la contabilidad de manufactura: muchos proveedores, facturas pequeñas, márgenes ajustados.

Sin tarjeta de crédito · Sin instalar nada · Tus archivos se procesan en tu propio navegador

Ocho pasos. Por cada documento.

Así se baja hoy un solo documento del portal de la DIAN. Ahora multiplícalo por los que recibes al mes.

1Entrar al portal de la DIAN y autenticarte

2Solicitar el token y esperar el correo

3Abrir el correo y entrar con el enlace, antes de que venza

4Filtrar el periodo y exportar el listado

5Descargar el comprimido de cada documento, uno por uno

6Descomprimir cada archivo en una carpeta

7Abrir el XML y buscar entre el código las cifras que necesitas

8Copiarlas a tu Excel y repetir con el siguiente

Y si el token se vence a mitad — dura 60 minutos y sirve una sola vez — se vuelve a empezar desde el paso 2.

La industria de Medellín trabaja con cadenas de proveedores largas y fragmentadas. Un taller de confección le compra a satélites, a talleres de bordado, a proveedores de insumos y a transportadores, y casi todos facturan montos pequeños. El resultado contable es un volumen alto de documentos de valor bajo, que es el peor escenario para el trabajo manual: cuesta lo mismo digitar una factura de treinta mil pesos que una de treinta millones.

Moda, manufactura y cadenas de proveedores

En manufactura el costo se arma sumando muchas facturas chicas. Si esa suma se hace a mano, el margen real del producto se conoce tarde y con error. La información está toda en los XML —el detalle por línea, el IVA descontable, las retenciones— pero llega en un formato que ningún humano lee de corrido.

Cien facturas pequeñas cuestan más que diez grandes

El tiempo se va en la cantidad de documentos, no en su valor. Un mes con trescientas facturas de proveedores pequeños se lleva días de digitación.

El detalle por línea se pierde

Al resumir la factura a un solo renglón se pierde qué se compró. Después, calcular el costo por referencia obliga a volver a abrir los archivos.

El IVA descontable se arma a pulso

Separar qué IVA es descontable y cuál no exige mirar cada documento. Es exactamente el tipo de tarea donde el cansancio produce errores.

Qué cambia

La herramienta extrae el detalle línea por línea, no solo el total, y saca el IVA y las retenciones ya separados por concepto. La hoja de líneas permite calcular costo por referencia sin volver a tocar los XML, y el volumen deja de importar: trescientas facturas se procesan en el mismo gesto que tres.

Una confeccion con 180 proveedores al mes

Un taller de confeccion del Poblado que trabaja con satelites, bordadores y proveedores de insumos recibe cerca de 180 facturas mensuales, la mayoria por debajo de los 400.000 pesos. Digitar una factura pequena cuesta lo mismo que digitar una grande, asi que el costo administrativo por documento se come el margen justo en las compras que menos lo aguantan. Y el detalle por referencia, que es lo unico que permitiria costear bien, se pierde al resumir cada factura a un renglon.

180 facturas resumidas a un renglon cada una, sin detalle por referencia

El detalle linea por linea disponible para costear, sin volver a abrir un XML

Cuando el detalle por referencia esta disponible sin abrir un solo archivo, el contador de una empresa de manufactura puede hacer algo que hoy casi nunca alcanza: sentarse con produccion a mirar el costo real por prenda antes de fijar el precio de la siguiente coleccion. Ese es el trabajo que justifica un contador dentro de una fabrica, y el que se pierde cuando las horas se van en digitar facturas de treinta mil pesos. La informacion siempre estuvo en los documentos; lo que faltaba era tenerla a tiempo y en una forma que se pueda cruzar.

Todo lo que hace, en un solo lugar

Desde bajar los comprimidos del portal hasta dejar el archivo listo para importar en tu software contable.

Arrastra los ZIP de la DIAN y listo

Suelta los comprimidos tal como los descargaste del portal. Se abren, se leen los XML y salen los datos: NIT, razón social, prefijo, número, fecha, base, IVA, retenciones y total. No hay que abrir un solo archivo a mano.

Descarga masiva desde la DIAN

Pega la lista de CUFE, pega el enlace del token que llega a tu correo y elige una carpeta de tu computador. Los ZIP se descargan solos, a ritmo controlado para que la DIAN no bloquee la conexión.

Excel listo para tu contabilidad

Cuatro hojas: resumen, documentos, líneas e impuestos. Los totales vienen cuadrados contra el XML, no recalculados a ojo, y las retenciones salen separadas por concepto.

Tu propia plantilla contable

Sube el formato vacío que ya usas en Siigo, Alegra, World Office, Helisa o el que sea. Se emparejan las columnas una sola vez y los meses siguientes solo descargas el archivo listo para importar.

Auditor: DIAN contra tu contabilidad

Cruza lo que la DIAN tiene reportado contra lo que tú registraste. Te dice qué facturas te faltan, cuáles registraste y no están en la DIAN, y cuáles tienen diferencia de valor.

Solo revisas las excepciones

Lo que cuadra pasa sin que lo mires. Lo que no cuadra queda en una bandeja aparte con el motivo exacto: un total que no da, un impuesto raro, un documento repetido.

Ocho pasos se vuelven tres

Pide tu token

Entra al portal de la DIAN y solicítalo. Te llega un correo con un enlace; cópialo y pégalo aquí. Eso es lo único manual que queda.

Pega los CUFE

Se descargan solos en la carpeta que elijas, a ritmo controlado. Si ya tienes los comprimidos, arrástralos y ya.

Descarga tu Excel

Resumen, documentos, líneas e impuestos. O directamente en el formato de tu software contable.

Pruébala con tu propio mes

No hace falta que nos creas nada. Coge los comprimidos que ya tienes descargados, suéltalos, y compara el Excel que sale con el que armaste a mano. Si no te ahorra tiempo, no vuelves.

Sin tarjeta

Empiezas con tu correo. No se pide medio de pago para probar.

Tus archivos no viajan

Los XML se leen en tu navegador. Nunca se suben a un servidor.

Sin claves de la DIAN

No se piden ni se guardan. Se usa el token temporal que la DIAN te envía.

Cuando quieras más volumen

El plan completo cuesta 52.900 pesos al mes, sin permanencia y cancelable cuando quieras. Se paga desde Colombia, en pesos, con los medios de pago locales. Ningún cobro se hace sin que lo autorices, y el precio que ves es el que se cobra: sin cargos ocultos ni renovaciones sorpresa.

Antes de pagar ya sabes exactamente qué recibes, porque lo probaste gratis con tus propios documentos.

Sobre la facturación electrónica en Colombia

La facturación electrónica en Colombia se rige por la Resolución DIAN 000042 de 2020 y sus modificaciones, que fijan el formato XML bajo el estándar UBL 2.1 y la obligación de conservar el documento electrónico. El XML —no el PDF— es el documento con validez: el PDF es una representación gráfica. Por eso esta herramienta trabaja siempre sobre el XML, que es donde están el CUFE, los códigos de impuesto y las bases gravables tal como se reportaron.

Herramienta disponible únicamente para Colombia.

Preguntas de contadores

Sí. El Excel incluye una hoja de líneas con la descripción, la cantidad, el valor unitario y los impuestos de cada renglón, además de la hoja de documentos con los totales.