Automatiza los XML de la DIAN

Para cooperativas y comercio del Eje Cafetero, con muchos terceros y compras a productores.

Sin tarjeta de crédito · Sin instalar nada · Tus archivos se procesan en tu propio navegador

Ocho pasos. Por cada documento.

Así se baja hoy un solo documento del portal de la DIAN. Ahora multiplícalo por los que recibes al mes.

1Entrar al portal de la DIAN y autenticarte

2Solicitar el token y esperar el correo

3Abrir el correo y entrar con el enlace, antes de que venza

4Filtrar el periodo y exportar el listado

5Descargar el comprimido de cada documento, uno por uno

6Descomprimir cada archivo en una carpeta

7Abrir el XML y buscar entre el código las cifras que necesitas

8Copiarlas a tu Excel y repetir con el siguiente

Y si el token se vence a mitad — dura 60 minutos y sirve una sola vez — se vuelve a empezar desde el paso 2.

En el Eje Cafetero una parte importante de la actividad pasa por cooperativas y por compras directas a productores. Contablemente eso significa muchos terceros distintos, documentos soporte por compras a no obligados a facturar, y una mezcla de operaciones que no encaja en el flujo simple de comprar y vender. La descarga y clasificación de documentos electrónicos se vuelve un trabajo de ordenar terceros, no solo de sumar cifras.

Muchos terceros, documentos de origen distinto

Cuando el mismo periodo trae facturas electrónicas de proveedores formales y documentos soporte por compras a productores, la contabilidad tiene que distinguirlos sin equivocarse. Ambos son documentos electrónicos válidos, pero no se tratan igual ni se declaran igual.

El documento soporte se mezcla con las facturas

Si todo termina en la misma hoja sin distinguir el tipo, las compras a no obligados se declaran mal.

Cientos de terceros distintos al mes

Cada tercero nuevo hay que crearlo en el software contable. Con el NIT y la razón social mal copiados, se duplican terceros y se ensucia el auxiliar.

Cooperativas: rigor contable con equipos pequeños

La exigencia de control no baja porque el equipo sea reducido, y el tiempo que se va en digitar es tiempo que no se dedica a revisar.

Qué cambia

Cada documento sale clasificado por tipo —factura, nota crédito, nota débito, documento soporte, nómina— y con el NIT y la razón social exactos como los reportó el emisor, así que los terceros se crean bien la primera vez. El Excel se puede volcar directo en tu plantilla de importación.

Una cooperativa con 300 terceros distintos

Una cooperativa del Eje Cafetero registra en un mes compras a mas de 300 terceros: productores, transportadores, proveedores de insumos. Cada tercero nuevo hay que crearlo en el software contable, y cuando el NIT o la razon social se copian a mano, el mismo proveedor termina creado dos veces con nombres ligeramente distintos. El auxiliar de terceros se ensucia, los saldos se parten y depurarlo cuesta mas que haberlo hecho bien. Y hay un costo que no aparece en ninguna factura: cuando el auxiliar de terceros esta sucio, ningun informe de compras por asociado es confiable, asi que la cooperativa toma decisiones sobre cifras que su propio contador sabe que estan mal. Depurar trescientos terceros duplicados es un trabajo de semanas que nadie presupuesta y que siempre se pospone, porque nunca es tan urgente como el cierre del mes que viene. El problema se arrastra de un ano al siguiente hasta que alguien decide pararlo todo y ordenarlo.

Terceros duplicados por digitar mal el NIT o la razon social

El NIT y la razon social exactos como los reporto el emisor, sin retipear

En una cooperativa, el auxiliar de terceros limpio no es un lujo administrativo: es lo que permite saber cuanto se le ha comprado a cada asociado y responder cuando lo pregunte. Cuando los terceros se crean bien la primera vez, el contador deja de dedicar dias a depurar duplicados y puede dedicarlos a lo que la asamblea si va a preguntar: como quedaron los excedentes, que asociados concentran las compras y si la operacion del ano se comporto como estaba presupuestada.

Todo lo que hace, en un solo lugar

Desde bajar los comprimidos del portal hasta dejar el archivo listo para importar en tu software contable.

Arrastra los ZIP de la DIAN y listo

Suelta los comprimidos tal como los descargaste del portal. Se abren, se leen los XML y salen los datos: NIT, razón social, prefijo, número, fecha, base, IVA, retenciones y total. No hay que abrir un solo archivo a mano.

Descarga masiva desde la DIAN

Pega la lista de CUFE, pega el enlace del token que llega a tu correo y elige una carpeta de tu computador. Los ZIP se descargan solos, a ritmo controlado para que la DIAN no bloquee la conexión.

Excel listo para tu contabilidad

Cuatro hojas: resumen, documentos, líneas e impuestos. Los totales vienen cuadrados contra el XML, no recalculados a ojo, y las retenciones salen separadas por concepto.

Tu propia plantilla contable

Sube el formato vacío que ya usas en Siigo, Alegra, World Office, Helisa o el que sea. Se emparejan las columnas una sola vez y los meses siguientes solo descargas el archivo listo para importar.

Auditor: DIAN contra tu contabilidad

Cruza lo que la DIAN tiene reportado contra lo que tú registraste. Te dice qué facturas te faltan, cuáles registraste y no están en la DIAN, y cuáles tienen diferencia de valor.

Solo revisas las excepciones

Lo que cuadra pasa sin que lo mires. Lo que no cuadra queda en una bandeja aparte con el motivo exacto: un total que no da, un impuesto raro, un documento repetido.

Ocho pasos se vuelven tres

Pide tu token

Entra al portal de la DIAN y solicítalo. Te llega un correo con un enlace; cópialo y pégalo aquí. Eso es lo único manual que queda.

Pega los CUFE

Se descargan solos en la carpeta que elijas, a ritmo controlado. Si ya tienes los comprimidos, arrástralos y ya.

Descarga tu Excel

Resumen, documentos, líneas e impuestos. O directamente en el formato de tu software contable.

Pruébala con tu propio mes

No hace falta que nos creas nada. Coge los comprimidos que ya tienes descargados, suéltalos, y compara el Excel que sale con el que armaste a mano. Si no te ahorra tiempo, no vuelves.

Sin tarjeta

Empiezas con tu correo. No se pide medio de pago para probar.

Tus archivos no viajan

Los XML se leen en tu navegador. Nunca se suben a un servidor.

Sin claves de la DIAN

No se piden ni se guardan. Se usa el token temporal que la DIAN te envía.

Cuando quieras más volumen

El plan completo cuesta 52.900 pesos al mes, sin permanencia y cancelable cuando quieras. Se paga desde Colombia, en pesos, con los medios de pago locales. Ningún cobro se hace sin que lo autorices, y el precio que ves es el que se cobra: sin cargos ocultos ni renovaciones sorpresa.

Antes de pagar ya sabes exactamente qué recibes, porque lo probaste gratis con tus propios documentos.

Sobre la facturación electrónica en Colombia

La facturación electrónica en Colombia se rige por la Resolución DIAN 000042 de 2020 y sus modificaciones, que fijan el formato XML bajo el estándar UBL 2.1 y la obligación de conservar el documento electrónico. El XML —no el PDF— es el documento con validez: el PDF es una representación gráfica. Por eso esta herramienta trabaja siempre sobre el XML, que es donde están el CUFE, los códigos de impuesto y las bases gravables tal como se reportaron.

Herramienta disponible únicamente para Colombia.