Descarga los XML de la DIAN y pásalos a Excel

Para los estudios contables que manejan decenas de clientes y cierran todos el mismo mes.

Sin tarjeta de crédito · Sin instalar nada · Tus archivos se procesan en tu propio navegador

Ocho pasos. Por cada documento.

Así se baja hoy un solo documento del portal de la DIAN. Ahora multiplícalo por los que recibes al mes.

1Entrar al portal de la DIAN y autenticarte

2Solicitar el token y esperar el correo

3Abrir el correo y entrar con el enlace, antes de que venza

4Filtrar el periodo y exportar el listado

5Descargar el comprimido de cada documento, uno por uno

6Descomprimir cada archivo en una carpeta

7Abrir el XML y buscar entre el código las cifras que necesitas

8Copiarlas a tu Excel y repetir con el siguiente

Y si el token se vence a mitad — dura 60 minutos y sirve una sola vez — se vuelve a empezar desde el paso 2.

Bogotá concentra la mayor parte del outsourcing contable del país. Un estudio mediano lleva entre veinte y cincuenta clientes, y todos cierran en la misma semana. La descarga de documentos electrónicos deja de ser una tarea y se convierte en el cuello de botella del mes: alguien del equipo se sienta a bajar comprimidos del portal, abrirlos uno por uno y copiar cifras a una hoja. Con quince clientes y ochenta documentos cada uno, son mil doscientos archivos que nadie alcanza a revisar de verdad.

El problema del outsourcing contable

Cuando una firma lleva la contabilidad de muchas empresas a la vez, el trabajo repetitivo no crece poco a poco: se multiplica por el número de clientes. Cada NIT tiene su propio token de la DIAN, su propio periodo y su propio plan de cuentas en el software contable. La parte que consume el tiempo no es entender la información, es moverla de un formato a otro.

Un token por cliente, y dura una hora

El token de la DIAN vive sesenta minutos y sirve una sola vez. Con veinte clientes son veinte solicitudes, veinte correos y veinte ventanas de una hora que hay que aprovechar antes de que venzan.

Cada software contable pide otro formato

Siigo no importa lo mismo que World Office, y ninguno de los dos importa el XML de la DIAN. La conversión termina siendo un Excel armado a mano para cada cliente.

Nadie revisa mil doscientos documentos

Cuando el volumen supera lo que una persona puede leer, la revisión se vuelve un muestreo. Los errores que se cuelan aparecen en la declaración, no antes.

Qué cambia

La herramienta separa las dos cosas que hoy van juntas: bajar los archivos y entenderlos. Los ZIP se descargan solos a partir de la lista de CUFE, y al soltarlos salen las cifras ya clasificadas. Lo que cuadra no se revisa; lo que no cuadra queda en una bandeja con el motivo. La plantilla de importación se configura una vez por cliente y se reutiliza todos los meses.

22 clientes, una semana de cierre

Un estudio contable de Chapinero con 22 clientes recibe alrededor de 1.700 documentos electronicos al mes. Bajarlos del portal y digitarlos ocupa a dos auxiliares durante seis dias habiles, siempre los mismos seis dias, siempre contra el reloj del vencimiento. No es que trabajen despacio: es que 1.700 archivos abiertos de a uno son 1.700 aperturas. La aritmetica no perdona, y por eso el cierre siempre se siente igual de apretado aunque el equipo mejore.

6 dias habiles de dos auxiliares abriendo archivos

Los mismos 1.700 documentos procesados en una manana, y el resto del tiempo en revisar lo que no cuadro

Un estudio que recupera seis dias de dos auxiliares no gana seis dias de descanso: gana la posibilidad de vender asesoria. La planeacion tributaria, la revision de cifras con el gerente del cliente y la respuesta tranquila a un requerimiento son trabajo que se factura mejor que la digitacion, y son justo lo que hoy no cabe en el calendario. En una firma de outsourcing, ademas, la capacidad liberada se traduce en clientes nuevos sin contratar a nadie mas: el limite deja de ser cuantos documentos alcanza a digitar el equipo y pasa a ser cuantas contabilidades alcanza a entender.

Todo lo que hace, en un solo lugar

Desde bajar los comprimidos del portal hasta dejar el archivo listo para importar en tu software contable.

Arrastra los ZIP de la DIAN y listo

Suelta los comprimidos tal como los descargaste del portal. Se abren, se leen los XML y salen los datos: NIT, razón social, prefijo, número, fecha, base, IVA, retenciones y total. No hay que abrir un solo archivo a mano.

Descarga masiva desde la DIAN

Pega la lista de CUFE, pega el enlace del token que llega a tu correo y elige una carpeta de tu computador. Los ZIP se descargan solos, a ritmo controlado para que la DIAN no bloquee la conexión.

Excel listo para tu contabilidad

Cuatro hojas: resumen, documentos, líneas e impuestos. Los totales vienen cuadrados contra el XML, no recalculados a ojo, y las retenciones salen separadas por concepto.

Tu propia plantilla contable

Sube el formato vacío que ya usas en Siigo, Alegra, World Office, Helisa o el que sea. Se emparejan las columnas una sola vez y los meses siguientes solo descargas el archivo listo para importar.

Auditor: DIAN contra tu contabilidad

Cruza lo que la DIAN tiene reportado contra lo que tú registraste. Te dice qué facturas te faltan, cuáles registraste y no están en la DIAN, y cuáles tienen diferencia de valor.

Solo revisas las excepciones

Lo que cuadra pasa sin que lo mires. Lo que no cuadra queda en una bandeja aparte con el motivo exacto: un total que no da, un impuesto raro, un documento repetido.

Ocho pasos se vuelven tres

Pide tu token

Entra al portal de la DIAN y solicítalo. Te llega un correo con un enlace; cópialo y pégalo aquí. Eso es lo único manual que queda.

Pega los CUFE

Se descargan solos en la carpeta que elijas, a ritmo controlado. Si ya tienes los comprimidos, arrástralos y ya.

Descarga tu Excel

Resumen, documentos, líneas e impuestos. O directamente en el formato de tu software contable.

Pruébala con tu propio mes

No hace falta que nos creas nada. Coge los comprimidos que ya tienes descargados, suéltalos, y compara el Excel que sale con el que armaste a mano. Si no te ahorra tiempo, no vuelves.

Sin tarjeta

Empiezas con tu correo. No se pide medio de pago para probar.

Tus archivos no viajan

Los XML se leen en tu navegador. Nunca se suben a un servidor.

Sin claves de la DIAN

No se piden ni se guardan. Se usa el token temporal que la DIAN te envía.

Cuando quieras más volumen

El plan completo cuesta 52.900 pesos al mes, sin permanencia y cancelable cuando quieras. Se paga desde Colombia, en pesos, con los medios de pago locales. Ningún cobro se hace sin que lo autorices, y el precio que ves es el que se cobra: sin cargos ocultos ni renovaciones sorpresa.

Antes de pagar ya sabes exactamente qué recibes, porque lo probaste gratis con tus propios documentos.

Sobre la facturación electrónica en Colombia

La facturación electrónica en Colombia se rige por la Resolución DIAN 000042 de 2020 y sus modificaciones, que fijan el formato XML bajo el estándar UBL 2.1 y la obligación de conservar el documento electrónico. El XML —no el PDF— es el documento con validez: el PDF es una representación gráfica. Por eso esta herramienta trabaja siempre sobre el XML, que es donde están el CUFE, los códigos de impuesto y las bases gravables tal como se reportaron.

Herramienta disponible únicamente para Colombia.

Preguntas de contadores

Sirve para todos los que manejes. Cada descarga usa el token del NIT correspondiente, y los documentos quedan separados por emisor, así que puedes procesar un cliente detrás de otro sin que se mezclen.