Pasa los XML de la DIAN a tu contabilidad

Para agro y comercio del Tolima, con retenciones municipales que hay que separar bien.

Sin tarjeta de crédito · Sin instalar nada · Tus archivos se procesan en tu propio navegador

Ocho pasos. Por cada documento.

Así se baja hoy un solo documento del portal de la DIAN. Ahora multiplícalo por los que recibes al mes.

1Entrar al portal de la DIAN y autenticarte

2Solicitar el token y esperar el correo

3Abrir el correo y entrar con el enlace, antes de que venza

4Filtrar el periodo y exportar el listado

5Descargar el comprimido de cada documento, uno por uno

6Descomprimir cada archivo en una carpeta

7Abrir el XML y buscar entre el código las cifras que necesitas

8Copiarlas a tu Excel y repetir con el siguiente

Y si el token se vence a mitad — dura 60 minutos y sirve una sola vez — se vuelve a empezar desde el paso 2.

La actividad agrícola y comercial del Tolima trae consigo un detalle que consume más tiempo del que parece: las retenciones. Retención en la fuente por distintos conceptos, retención de IVA y retención de industria y comercio, cada una con su base y su tarifa, y todas metidas dentro del mismo documento electrónico. Separarlas es indispensable para declarar, y hacerlo a mano es donde se va buena parte del cierre.

Tres retenciones distintas en el mismo documento

Un solo XML puede traer retefuente, reteIVA y reteICA al tiempo, con bases diferentes. En el papel se ven parecidas; en la declaración van a lugares distintos. La información está en el archivo con su código y su base, perfectamente identificada — hasta que alguien la resume.

Las tres retenciones terminan en una sola columna

Resumirlas juntas obliga a volver al documento cuando llega el momento de declarar cada una.

ReteICA cambia con el municipio

La tarifa depende de dónde se realizó la actividad, y esa información viaja en el documento.

El cierre se va en desglosar

Lo que debería ser revisión termina siendo clasificación manual de impuestos, uno por uno.

Qué cambia

El Excel trae una hoja dedicada a impuestos con retefuente, reteIVA y reteICA separadas por concepto, cada una con su base y su tarifa tal como vienen en el XML. Lo que antes era desglosar queda hecho antes de que empieces a revisar.

Tres retenciones dentro del mismo documento

Una comercializadora agricola del Tolima recibe facturas que traen retefuente, reteIVA y reteICA al mismo tiempo, cada una con su base distinta. En el papel se ven parecidas; en la declaracion van a lugares distintos. Desglosarlas a mano, documento por documento, es la tarea que se lleva la mitad del cierre y la que menos tolera el cansancio de la ultima hora de la tarde. A eso se suma que las retenciones mal desglosadas no fallan de forma visible: la declaracion se presenta, el sistema la acepta y todo parece correcto. El error aparece meses despues, en un cruce de informacion, cuando corregir ya implica sancion. Por eso el desglose no es una tarea administrativa mas: es el punto donde un cierre apurado se convierte en un costo real, y donde el contador prefiere no tener que confiar en que a las siete de la tarde alguien clasifico bien la retencion numero doscientos.

Las tres retenciones sumadas en una columna, para volver a abrirlas al declarar

Cada retencion con su concepto, su base y su tarifa, en una hoja aparte

Con las retenciones desglosadas desde el documento, el cierre deja de ser una tarea de clasificacion y vuelve a ser una de revision. El contador puede verificar que las tarifas aplicadas sean las correctas segun la actividad y el municipio, algo que hoy casi nadie alcanza a comprobar porque el tiempo se agota antes. En el agro, donde las bases y los conceptos cambian con el tipo de compra, esa verificacion es exactamente donde un profesional evita una correccion costosa meses despues.

Todo lo que hace, en un solo lugar

Desde bajar los comprimidos del portal hasta dejar el archivo listo para importar en tu software contable.

Arrastra los ZIP de la DIAN y listo

Suelta los comprimidos tal como los descargaste del portal. Se abren, se leen los XML y salen los datos: NIT, razón social, prefijo, número, fecha, base, IVA, retenciones y total. No hay que abrir un solo archivo a mano.

Descarga masiva desde la DIAN

Pega la lista de CUFE, pega el enlace del token que llega a tu correo y elige una carpeta de tu computador. Los ZIP se descargan solos, a ritmo controlado para que la DIAN no bloquee la conexión.

Excel listo para tu contabilidad

Cuatro hojas: resumen, documentos, líneas e impuestos. Los totales vienen cuadrados contra el XML, no recalculados a ojo, y las retenciones salen separadas por concepto.

Tu propia plantilla contable

Sube el formato vacío que ya usas en Siigo, Alegra, World Office, Helisa o el que sea. Se emparejan las columnas una sola vez y los meses siguientes solo descargas el archivo listo para importar.

Auditor: DIAN contra tu contabilidad

Cruza lo que la DIAN tiene reportado contra lo que tú registraste. Te dice qué facturas te faltan, cuáles registraste y no están en la DIAN, y cuáles tienen diferencia de valor.

Solo revisas las excepciones

Lo que cuadra pasa sin que lo mires. Lo que no cuadra queda en una bandeja aparte con el motivo exacto: un total que no da, un impuesto raro, un documento repetido.

Ocho pasos se vuelven tres

Pide tu token

Entra al portal de la DIAN y solicítalo. Te llega un correo con un enlace; cópialo y pégalo aquí. Eso es lo único manual que queda.

Pega los CUFE

Se descargan solos en la carpeta que elijas, a ritmo controlado. Si ya tienes los comprimidos, arrástralos y ya.

Descarga tu Excel

Resumen, documentos, líneas e impuestos. O directamente en el formato de tu software contable.

Pruébala con tu propio mes

No hace falta que nos creas nada. Coge los comprimidos que ya tienes descargados, suéltalos, y compara el Excel que sale con el que armaste a mano. Si no te ahorra tiempo, no vuelves.

Sin tarjeta

Empiezas con tu correo. No se pide medio de pago para probar.

Tus archivos no viajan

Los XML se leen en tu navegador. Nunca se suben a un servidor.

Sin claves de la DIAN

No se piden ni se guardan. Se usa el token temporal que la DIAN te envía.

Cuando quieras más volumen

El plan completo cuesta 52.900 pesos al mes, sin permanencia y cancelable cuando quieras. Se paga desde Colombia, en pesos, con los medios de pago locales. Ningún cobro se hace sin que lo autorices, y el precio que ves es el que se cobra: sin cargos ocultos ni renovaciones sorpresa.

Antes de pagar ya sabes exactamente qué recibes, porque lo probaste gratis con tus propios documentos.

Sobre la facturación electrónica en Colombia

La facturación electrónica en Colombia se rige por la Resolución DIAN 000042 de 2020 y sus modificaciones, que fijan el formato XML bajo el estándar UBL 2.1 y la obligación de conservar el documento electrónico. El XML —no el PDF— es el documento con validez: el PDF es una representación gráfica. Por eso esta herramienta trabaja siempre sobre el XML, que es donde están el CUFE, los códigos de impuesto y las bases gravables tal como se reportaron.

Herramienta disponible únicamente para Colombia.