Los XML de la DIAN sin abrirlos uno por uno

Para ganadería, agro e hidrocarburos, con proveedores de servicios y compras a productores.

Sin tarjeta de crédito · Sin instalar nada · Tus archivos se procesan en tu propio navegador

Ocho pasos. Por cada documento.

Así se baja hoy un solo documento del portal de la DIAN. Ahora multiplícalo por los que recibes al mes.

1Entrar al portal de la DIAN y autenticarte

2Solicitar el token y esperar el correo

3Abrir el correo y entrar con el enlace, antes de que venza

4Filtrar el periodo y exportar el listado

5Descargar el comprimido de cada documento, uno por uno

6Descomprimir cada archivo en una carpeta

7Abrir el XML y buscar entre el código las cifras que necesitas

8Copiarlas a tu Excel y repetir con el siguiente

Y si el token se vence a mitad — dura 60 minutos y sirve una sola vez — se vuelve a empezar desde el paso 2.

La economía del Meta mezcla ganadería y agricultura con una cadena de servicios alrededor de los hidrocarburos, y esas dos realidades producen contabilidades muy distintas en la misma ciudad. Por un lado, compras a productores que muchas veces no están obligados a facturar; por otro, contratistas de servicios con facturación alta y retenciones importantes. Un contador de la región suele llevar clientes de los dos tipos a la vez.

Compras a productores y contratistas de servicios

El documento soporte por compras a no obligados y la factura electrónica de un contratista son documentos distintos, con tratamientos distintos, que llegan mezclados en la misma descarga del portal. Distinguirlos bien es lo primero que hay que hacer, y es también lo que más se demora cuando se hace a mano.

Documento soporte y factura llegan mezclados

La descarga trae de todo junto. Separarlos correctamente es un paso previo que consume tiempo antes siquiera de empezar a registrar.

Contratistas con retenciones altas

En servicios, las retenciones pesan y equivocarlas se nota de inmediato en el flujo de caja del contratista.

Distancias largas, equipos distribuidos

Cuando el cliente está en otro municipio, el intercambio de archivos y la digitación remota multiplican los errores.

Qué cambia

La clasificación por tipo de documento es automática, así que la separación entre documento soporte y factura electrónica deja de ser un paso manual. Y como todo se procesa en el navegador desde cualquier lugar, no hace falta que los archivos viajen de un escritorio a otro para poder trabajarlos.

Documento soporte y factura llegando juntos

Un contador de Villavicencio lleva a la vez una ganaderia que compra a productores no obligados a facturar y una empresa de servicios petroleros con contratistas formales. La descarga del portal trae de todo mezclado, y separar el documento soporte de la factura electronica es un paso previo obligatorio antes siquiera de empezar a registrar. Con clientes en municipios distintos, ademas, los archivos viajan por correo de un escritorio a otro. Hay ademas un costo silencioso en el ida y vuelta de archivos: cada correo con comprimidos adjuntos es una version mas de la verdad, y cuando algo no cuadra nadie sabe cual carpeta es la buena. Con clientes a dos o tres horas de camino, aclarar una diferencia por telefono cuesta media manana. Trabajar sobre la misma informacion, leida siempre igual, elimina esa clase de discusion antes de que empiece.

Separar a mano documento soporte de factura antes de poder registrar

Cada documento clasificado por tipo desde el momento en que se lee

Llevar clientes en municipios distintos deja de ser un problema logistico cuando los documentos no tienen que viajar. El contador puede procesar la contabilidad de la ganaderia y la de los servicios petroleros el mismo dia sin desplazarse, y usar el tiempo recuperado en lo que si exige presencia: entender la operacion del cliente, revisar contratos con contratistas y anticipar el impacto tributario de la siguiente temporada. En una region de distancias largas, el tiempo de traslado es el recurso mas escaso.

Todo lo que hace, en un solo lugar

Desde bajar los comprimidos del portal hasta dejar el archivo listo para importar en tu software contable.

Arrastra los ZIP de la DIAN y listo

Suelta los comprimidos tal como los descargaste del portal. Se abren, se leen los XML y salen los datos: NIT, razón social, prefijo, número, fecha, base, IVA, retenciones y total. No hay que abrir un solo archivo a mano.

Descarga masiva desde la DIAN

Pega la lista de CUFE, pega el enlace del token que llega a tu correo y elige una carpeta de tu computador. Los ZIP se descargan solos, a ritmo controlado para que la DIAN no bloquee la conexión.

Excel listo para tu contabilidad

Cuatro hojas: resumen, documentos, líneas e impuestos. Los totales vienen cuadrados contra el XML, no recalculados a ojo, y las retenciones salen separadas por concepto.

Tu propia plantilla contable

Sube el formato vacío que ya usas en Siigo, Alegra, World Office, Helisa o el que sea. Se emparejan las columnas una sola vez y los meses siguientes solo descargas el archivo listo para importar.

Auditor: DIAN contra tu contabilidad

Cruza lo que la DIAN tiene reportado contra lo que tú registraste. Te dice qué facturas te faltan, cuáles registraste y no están en la DIAN, y cuáles tienen diferencia de valor.

Solo revisas las excepciones

Lo que cuadra pasa sin que lo mires. Lo que no cuadra queda en una bandeja aparte con el motivo exacto: un total que no da, un impuesto raro, un documento repetido.

Ocho pasos se vuelven tres

Pide tu token

Entra al portal de la DIAN y solicítalo. Te llega un correo con un enlace; cópialo y pégalo aquí. Eso es lo único manual que queda.

Pega los CUFE

Se descargan solos en la carpeta que elijas, a ritmo controlado. Si ya tienes los comprimidos, arrástralos y ya.

Descarga tu Excel

Resumen, documentos, líneas e impuestos. O directamente en el formato de tu software contable.

Pruébala con tu propio mes

No hace falta que nos creas nada. Coge los comprimidos que ya tienes descargados, suéltalos, y compara el Excel que sale con el que armaste a mano. Si no te ahorra tiempo, no vuelves.

Sin tarjeta

Empiezas con tu correo. No se pide medio de pago para probar.

Tus archivos no viajan

Los XML se leen en tu navegador. Nunca se suben a un servidor.

Sin claves de la DIAN

No se piden ni se guardan. Se usa el token temporal que la DIAN te envía.

Cuando quieras más volumen

El plan completo cuesta 52.900 pesos al mes, sin permanencia y cancelable cuando quieras. Se paga desde Colombia, en pesos, con los medios de pago locales. Ningún cobro se hace sin que lo autorices, y el precio que ves es el que se cobra: sin cargos ocultos ni renovaciones sorpresa.

Antes de pagar ya sabes exactamente qué recibes, porque lo probaste gratis con tus propios documentos.

Sobre la facturación electrónica en Colombia

La facturación electrónica en Colombia se rige por la Resolución DIAN 000042 de 2020 y sus modificaciones, que fijan el formato XML bajo el estándar UBL 2.1 y la obligación de conservar el documento electrónico. El XML —no el PDF— es el documento con validez: el PDF es una representación gráfica. Por eso esta herramienta trabaja siempre sobre el XML, que es donde están el CUFE, los códigos de impuesto y las bases gravables tal como se reportaron.

Herramienta disponible únicamente para Colombia.

Preguntas de contadores

No. Funciona en el navegador, en Chrome o Edge de computador. La descarga masiva necesita computador porque guarda los archivos en una carpeta que tú eliges.