Documento soporte en compras a no obligados a facturar

Cuándo se emite, en qué se diferencia de una factura y por qué mezclarlos distorsiona la declaración.

Sin tarjeta de crédito · Sin instalar nada · Tus archivos se procesan en tu propio navegador

Ocho pasos. Por cada documento.

Así se baja hoy un solo documento del portal de la DIAN. Ahora multiplícalo por los que recibes al mes.

1Entrar al portal de la DIAN y autenticarte

2Solicitar el token y esperar el correo

3Abrir el correo y entrar con el enlace, antes de que venza

4Filtrar el periodo y exportar el listado

5Descargar el comprimido de cada documento, uno por uno

6Descomprimir cada archivo en una carpeta

7Abrir el XML y buscar entre el código las cifras que necesitas

8Copiarlas a tu Excel y repetir con el siguiente

Y si el token se vence a mitad — dura 60 minutos y sirve una sola vez — se vuelve a empezar desde el paso 2.

Cuando una empresa le compra a alguien que no está obligado a facturar electrónicamente —un productor agrícola, una persona natural del régimen simple, un proveedor pequeño— el comprador debe generar un documento soporte electrónico para poder tomar ese costo o gasto. Es un documento con validez propia, con su estructura XML y su código único, y llega mezclado con las facturas en la misma descarga del portal. Distinguirlo bien no es un detalle formal: determina cómo se declara.

Por qué no se puede tratar como una factura

Una factura electrónica la emite el vendedor; el documento soporte lo emite el comprador. Eso cambia quién responde por su contenido, qué retenciones aplican y cómo se refleja en la declaración. Cuando ambos terminan resumidos en la misma hoja de cálculo sin distinguir el tipo, la contabilidad pierde esa diferencia y la declaración se arma sobre una base equivocada.

Llegan mezclados en la misma descarga

El portal entrega todo junto. Separarlos es un paso previo que consume tiempo antes siquiera de empezar a registrar.

Se declaran distinto

El tratamiento tributario no es el mismo, y la diferencia sólo se ve si el tipo de documento quedó registrado.

Son frecuentes en agro y servicios

En sectores donde se compra a personas naturales, el documento soporte puede ser la mayor parte del volumen del mes.

Qué cambia

La clasificación por tipo se puede resolver leyendo el propio documento: el XML declara qué es. Cuando esa lectura es automática, el documento soporte queda separado desde el primer momento, con su propio conteo y su propia hoja, y deja de depender de que alguien recuerde distinguirlo a las siete de la tarde de un día de cierre.

Cómo se separa en la práctica

Al procesar una descarga completa del portal, cada documento se clasifica por lo que declara ser: factura electrónica de venta, nota crédito, nota débito, documento soporte o nómina electrónica. Esa clasificación no se deduce del nombre del archivo ni del proveedor, sino del contenido del XML, que es la única fuente confiable. El resultado es que un mes con doscientas facturas y ochenta documentos soporte llega a la contabilidad ya separado en dos grupos, cada uno con su total, en vez de llegar como trescientos ochenta renglones que alguien tiene que clasificar a ojo.

Trescientos ochenta renglones sin distinguir tipo

Cada grupo con su total, clasificado desde el contenido del documento

Hay una razón práctica para cuidar esta separación más allá del cumplimiento: el documento soporte es el que más preguntas genera en una revisión, porque lo emitió el propio contribuyente que se toma el costo. Tenerlos identificados, contados y localizables permite responder con la evidencia a la mano en vez de reconstruir el mes. Y en sectores donde son la mayoría del volumen, saber cuántos hubo y por cuánto es información de gestión, no sólo de cumplimiento.

Todo lo que hace, en un solo lugar

Desde bajar los comprimidos del portal hasta dejar el archivo listo para importar en tu software contable.

Arrastra los ZIP de la DIAN y listo

Suelta los comprimidos tal como los descargaste del portal. Se abren, se leen los XML y salen los datos: NIT, razón social, prefijo, número, fecha, base, IVA, retenciones y total. No hay que abrir un solo archivo a mano.

Descarga masiva desde la DIAN

Pega la lista de CUFE, pega el enlace del token que llega a tu correo y elige una carpeta de tu computador. Los ZIP se descargan solos, a ritmo controlado para que la DIAN no bloquee la conexión.

Excel listo para tu contabilidad

Cuatro hojas: resumen, documentos, líneas e impuestos. Los totales vienen cuadrados contra el XML, no recalculados a ojo, y las retenciones salen separadas por concepto.

Tu propia plantilla contable

Sube el formato vacío que ya usas en Siigo, Alegra, World Office, Helisa o el que sea. Se emparejan las columnas una sola vez y los meses siguientes solo descargas el archivo listo para importar.

Auditor: DIAN contra tu contabilidad

Cruza lo que la DIAN tiene reportado contra lo que tú registraste. Te dice qué facturas te faltan, cuáles registraste y no están en la DIAN, y cuáles tienen diferencia de valor.

Solo revisas las excepciones

Lo que cuadra pasa sin que lo mires. Lo que no cuadra queda en una bandeja aparte con el motivo exacto: un total que no da, un impuesto raro, un documento repetido.

Ocho pasos se vuelven tres

Pide tu token

Entra al portal de la DIAN y solicítalo. Te llega un correo con un enlace; cópialo y pégalo aquí. Eso es lo único manual que queda.

Pega los CUFE

Se descargan solos en la carpeta que elijas, a ritmo controlado. Si ya tienes los comprimidos, arrástralos y ya.

Descarga tu Excel

Resumen, documentos, líneas e impuestos. O directamente en el formato de tu software contable.

Pruébala con tu propio mes

No hace falta que nos creas nada. Coge los comprimidos que ya tienes descargados, suéltalos, y compara el Excel que sale con el que armaste a mano. Si no te ahorra tiempo, no vuelves.

Sin tarjeta

Empiezas con tu correo. No se pide medio de pago para probar.

Tus archivos no viajan

Los XML se leen en tu navegador. Nunca se suben a un servidor.

Sin claves de la DIAN

No se piden ni se guardan. Se usa el token temporal que la DIAN te envía.

Cuando quieras más volumen

El plan completo cuesta 52.900 pesos al mes, sin permanencia y cancelable cuando quieras. Se paga desde Colombia, en pesos, con los medios de pago locales. Ningún cobro se hace sin que lo autorices, y el precio que ves es el que se cobra: sin cargos ocultos ni renovaciones sorpresa.

Antes de pagar ya sabes exactamente qué recibes, porque lo probaste gratis con tus propios documentos.

Sobre la facturación electrónica en Colombia

La facturación electrónica en Colombia se rige por la Resolución DIAN 000042 de 2020 y sus modificaciones, que fijan el formato XML bajo el estándar UBL 2.1 y la obligación de conservar el documento electrónico. El XML —no el PDF— es el documento con validez: el PDF es una representación gráfica. Por eso esta herramienta trabaja siempre sobre el XML, que es donde están el CUFE, los códigos de impuesto y las bases gravables tal como se reportaron.

Herramienta disponible únicamente para Colombia.