Los XML de la DIAN convertidos en información

Para entidades educativas y sin ánimo de lucro, donde cada peso tiene que quedar justificado.

Sin tarjeta de crédito · Sin instalar nada · Tus archivos se procesan en tu propio navegador

Ocho pasos. Por cada documento.

Así se baja hoy un solo documento del portal de la DIAN. Ahora multiplícalo por los que recibes al mes.

1Entrar al portal de la DIAN y autenticarte

2Solicitar el token y esperar el correo

3Abrir el correo y entrar con el enlace, antes de que venza

4Filtrar el periodo y exportar el listado

5Descargar el comprimido de cada documento, uno por uno

6Descomprimir cada archivo en una carpeta

7Abrir el XML y buscar entre el código las cifras que necesitas

8Copiarlas a tu Excel y repetir con el siguiente

Y si el token se vence a mitad — dura 60 minutos y sirve una sola vez — se vuelve a empezar desde el paso 2.

Manizales tiene un peso alto de educación superior y de entidades sin ánimo de lucro, y ese tipo de organización vive de rendir cuentas: ante su consejo, ante sus aportantes y ante la DIAN dentro del régimen tributario especial. La exigencia no es solo registrar bien, es poder demostrar cada registro con su soporte. Cuando el soporte vive en un ZIP dentro de una carpeta que nadie ordenó, demostrarlo cuesta más que registrarlo.

Régimen especial: registrar no basta, hay que poder demostrarlo

La trazabilidad entre un registro contable y el documento electrónico que lo respalda es lo que sostiene una rendición de cuentas. Si esa relación se mantiene a mano, con nombres de archivo y carpetas, se rompe con el primer cambio de persona.

El soporte y el registro viven separados

La cifra está en el software contable y el XML en una carpeta. La única conexión entre los dos suele ser la memoria de alguien.

Rendiciones que miran hacia atrás varios años

Cuando piden el soporte de una operación de hace dos años, el tiempo se va en buscar, no en explicar.

Equipos contables pequeños con exigencia alta

La carga normativa del régimen especial no se reduce porque la entidad sea chica.

Qué cambia

Cada documento queda registrado con su CUFE, su número, su emisor y su fecha, y el XML original conserva su valor legal —es el documento con validez, no el PDF—. Buscar un soporte concreto pasa de ser una excavación a ser una búsqueda por NIT o por número.

Rendir cuentas dos anos despues

Una fundacion educativa de Manizales, dentro del regimen tributario especial, tiene que poder demostrar cada registro ante su consejo directivo y ante la DIAN. La cifra vive en el software contable y el soporte en una carpeta de comprimidos que alguien organizo alguna vez. La unica conexion entre los dos suele ser la memoria de quien estaba entonces, y esa persona ya no siempre esta cuando llega la solicitud.

El soporte y el registro conectados solo por la memoria de alguien

Cada registro con su CUFE, su numero y su emisor, localizable en segundos

En una entidad del regimen especial, el tiempo mejor invertido es el que se dedica a preparar la rendicion de cuentas antes de que la pidan, no a buscar soportes cuando ya la pidieron. Con la trazabilidad resuelta, el contador puede armar los informes al consejo con calma, revisar que la destinacion de los excedentes este documentada y anticipar las preguntas del proximo requerimiento. Es el trabajo por el que una fundacion contrata a un contador, y el que queda desplazado cuando la semana se va en organizar carpetas.

Todo lo que hace, en un solo lugar

Desde bajar los comprimidos del portal hasta dejar el archivo listo para importar en tu software contable.

Arrastra los ZIP de la DIAN y listo

Suelta los comprimidos tal como los descargaste del portal. Se abren, se leen los XML y salen los datos: NIT, razón social, prefijo, número, fecha, base, IVA, retenciones y total. No hay que abrir un solo archivo a mano.

Descarga masiva desde la DIAN

Pega la lista de CUFE, pega el enlace del token que llega a tu correo y elige una carpeta de tu computador. Los ZIP se descargan solos, a ritmo controlado para que la DIAN no bloquee la conexión.

Excel listo para tu contabilidad

Cuatro hojas: resumen, documentos, líneas e impuestos. Los totales vienen cuadrados contra el XML, no recalculados a ojo, y las retenciones salen separadas por concepto.

Tu propia plantilla contable

Sube el formato vacío que ya usas en Siigo, Alegra, World Office, Helisa o el que sea. Se emparejan las columnas una sola vez y los meses siguientes solo descargas el archivo listo para importar.

Auditor: DIAN contra tu contabilidad

Cruza lo que la DIAN tiene reportado contra lo que tú registraste. Te dice qué facturas te faltan, cuáles registraste y no están en la DIAN, y cuáles tienen diferencia de valor.

Solo revisas las excepciones

Lo que cuadra pasa sin que lo mires. Lo que no cuadra queda en una bandeja aparte con el motivo exacto: un total que no da, un impuesto raro, un documento repetido.

Ocho pasos se vuelven tres

Pide tu token

Entra al portal de la DIAN y solicítalo. Te llega un correo con un enlace; cópialo y pégalo aquí. Eso es lo único manual que queda.

Pega los CUFE

Se descargan solos en la carpeta que elijas, a ritmo controlado. Si ya tienes los comprimidos, arrástralos y ya.

Descarga tu Excel

Resumen, documentos, líneas e impuestos. O directamente en el formato de tu software contable.

Pruébala con tu propio mes

No hace falta que nos creas nada. Coge los comprimidos que ya tienes descargados, suéltalos, y compara el Excel que sale con el que armaste a mano. Si no te ahorra tiempo, no vuelves.

Sin tarjeta

Empiezas con tu correo. No se pide medio de pago para probar.

Tus archivos no viajan

Los XML se leen en tu navegador. Nunca se suben a un servidor.

Sin claves de la DIAN

No se piden ni se guardan. Se usa el token temporal que la DIAN te envía.

Cuando quieras más volumen

El plan completo cuesta 52.900 pesos al mes, sin permanencia y cancelable cuando quieras. Se paga desde Colombia, en pesos, con los medios de pago locales. Ningún cobro se hace sin que lo autorices, y el precio que ves es el que se cobra: sin cargos ocultos ni renovaciones sorpresa.

Antes de pagar ya sabes exactamente qué recibes, porque lo probaste gratis con tus propios documentos.

Sobre la facturación electrónica en Colombia

La facturación electrónica en Colombia se rige por la Resolución DIAN 000042 de 2020 y sus modificaciones, que fijan el formato XML bajo el estándar UBL 2.1 y la obligación de conservar el documento electrónico. El XML —no el PDF— es el documento con validez: el PDF es una representación gráfica. Por eso esta herramienta trabaja siempre sobre el XML, que es donde están el CUFE, los códigos de impuesto y las bases gravables tal como se reportaron.

Herramienta disponible únicamente para Colombia.

Preguntas de contadores

El XML es el documento con validez legal, no el PDF, y ese criterio guía toda la herramienta: lo que se extrae es la información contable, y el archivo original sigue siendo tuyo en tu carpeta.