Cruza la DIAN contra tu contabilidad, antes de declarar

Tres listas concretas: lo que falta, lo que sobra y lo que no cuadra en valor.

Sin tarjeta de crédito · Sin instalar nada · Tus archivos se procesan en tu propio navegador

Ocho pasos. Por cada documento.

Así se baja hoy un solo documento del portal de la DIAN. Ahora multiplícalo por los que recibes al mes.

1Entrar al portal de la DIAN y autenticarte

2Solicitar el token y esperar el correo

3Abrir el correo y entrar con el enlace, antes de que venza

4Filtrar el periodo y exportar el listado

5Descargar el comprimido de cada documento, uno por uno

6Descomprimir cada archivo en una carpeta

7Abrir el XML y buscar entre el código las cifras que necesitas

8Copiarlas a tu Excel y repetir con el siguiente

Y si el token se vence a mitad — dura 60 minutos y sirve una sola vez — se vuelve a empezar desde el paso 2.

La DIAN ya tiene una copia de todo lo que te facturaron. Tu contabilidad tiene lo que alcanzaste a registrar. Cuando esas dos cosas no coinciden, la diferencia aparece en el peor momento posible: en un cruce de información, meses después, cuando corregir implica sanción. Conciliar antes de declarar convierte ese riesgo en una lista de tareas concreta.

Qué significa conciliar de verdad

No es comparar totales. Dos totales pueden coincidir por compensación —una factura que falta y otra duplicada— y el problema seguir ahí. Conciliar es emparejar documento por documento, por número y por NIT, y decir exactamente cuáles no tienen pareja. Esa es la única comparación que sirve para actuar.

Cuadrar totales esconde errores

Una omisión y una duplicación se cancelan entre sí. El total da y la contabilidad está mal.

Hacerlo a mano no es viable

Con trescientos documentos por lado, el emparejamiento manual toma más que el registro mismo y por eso nunca se hace.

Se descubre cuando ya hay sanción

La diferencia aparece en un cruce posterior, cuando corregir cuesta dinero además de tiempo.

Qué cambia

El cruce se hace documento por documento contra el Excel que tú ya tienes, sin cambiar tu forma de trabajar. El resultado son tres listas separadas: lo que la DIAN tiene y tú no registraste, lo que registraste y la DIAN no tiene, y lo que está en ambos lados con valores distintos. Cada una con el documento identificado.

Las tres listas, y qué hacer con cada una

Los faltantes son los más urgentes: son costo no registrado e IVA no descontado, y hay que conseguirlos antes de declarar. Los sobrantes suelen ser errores de digitación o documentos anulados que no se dieron de baja, y limpiarlos evita una diferencia que después nadie sabe explicar. Y las diferencias de valor son las más reveladoras: casi siempre son una nota crédito que no se aplicó, un descuento registrado mal o un impuesto clasificado en la columna equivocada. Cada una exige una acción distinta, y por eso salen separadas en vez de en una sola lista de incidencias. Hay un cuarto resultado que no aparece en ninguna lista y que es el mas valioso: cuando el cruce da limpio. Saber con certeza que el mes cuadro contra lo que la DIAN tiene reportado cambia la forma de firmar una declaracion. Sin ese cruce, lo que hay es una suposicion razonable basada en que el equipo trabajo bien; con el, hay evidencia. Y la evidencia se puede guardar y mostrar despues, que es exactamente lo que hace falta cuando una revision pregunta por un periodo cerrado hace dos anos y ya nadie recuerda como se armo.

Comparar dos totales y confiar en que coincidan

Tres listas con nombre, número y valor, y una acción clara para cada una

Hay un momento óptimo para hacer este cruce y no es el día del vencimiento: es unos días antes, cuando todavía se le puede pedir un documento a un proveedor y esperar que lo mande. Hecho con margen, la conciliación deja de ser un control que confirma problemas y pasa a ser una herramienta que los resuelve. Y una vez incorporada al cierre, cada mes empieza sabiendo que el anterior quedó cuadrado, que es lo que permite dormir en época de declaración.

Todo lo que hace, en un solo lugar

Desde bajar los comprimidos del portal hasta dejar el archivo listo para importar en tu software contable.

Arrastra los ZIP de la DIAN y listo

Suelta los comprimidos tal como los descargaste del portal. Se abren, se leen los XML y salen los datos: NIT, razón social, prefijo, número, fecha, base, IVA, retenciones y total. No hay que abrir un solo archivo a mano.

Descarga masiva desde la DIAN

Pega la lista de CUFE, pega el enlace del token que llega a tu correo y elige una carpeta de tu computador. Los ZIP se descargan solos, a ritmo controlado para que la DIAN no bloquee la conexión.

Excel listo para tu contabilidad

Cuatro hojas: resumen, documentos, líneas e impuestos. Los totales vienen cuadrados contra el XML, no recalculados a ojo, y las retenciones salen separadas por concepto.

Tu propia plantilla contable

Sube el formato vacío que ya usas en Siigo, Alegra, World Office, Helisa o el que sea. Se emparejan las columnas una sola vez y los meses siguientes solo descargas el archivo listo para importar.

Auditor: DIAN contra tu contabilidad

Cruza lo que la DIAN tiene reportado contra lo que tú registraste. Te dice qué facturas te faltan, cuáles registraste y no están en la DIAN, y cuáles tienen diferencia de valor.

Solo revisas las excepciones

Lo que cuadra pasa sin que lo mires. Lo que no cuadra queda en una bandeja aparte con el motivo exacto: un total que no da, un impuesto raro, un documento repetido.

Ocho pasos se vuelven tres

Pide tu token

Entra al portal de la DIAN y solicítalo. Te llega un correo con un enlace; cópialo y pégalo aquí. Eso es lo único manual que queda.

Pega los CUFE

Se descargan solos en la carpeta que elijas, a ritmo controlado. Si ya tienes los comprimidos, arrástralos y ya.

Descarga tu Excel

Resumen, documentos, líneas e impuestos. O directamente en el formato de tu software contable.

Pruébala con tu propio mes

No hace falta que nos creas nada. Coge los comprimidos que ya tienes descargados, suéltalos, y compara el Excel que sale con el que armaste a mano. Si no te ahorra tiempo, no vuelves.

Sin tarjeta

Empiezas con tu correo. No se pide medio de pago para probar.

Tus archivos no viajan

Los XML se leen en tu navegador. Nunca se suben a un servidor.

Sin claves de la DIAN

No se piden ni se guardan. Se usa el token temporal que la DIAN te envía.

Cuando quieras más volumen

El plan completo cuesta 52.900 pesos al mes, sin permanencia y cancelable cuando quieras. Se paga desde Colombia, en pesos, con los medios de pago locales. Ningún cobro se hace sin que lo autorices, y el precio que ves es el que se cobra: sin cargos ocultos ni renovaciones sorpresa.

Antes de pagar ya sabes exactamente qué recibes, porque lo probaste gratis con tus propios documentos.

Sobre la facturación electrónica en Colombia

La facturación electrónica en Colombia se rige por la Resolución DIAN 000042 de 2020 y sus modificaciones, que fijan el formato XML bajo el estándar UBL 2.1 y la obligación de conservar el documento electrónico. El XML —no el PDF— es el documento con validez: el PDF es una representación gráfica. Por eso esta herramienta trabaja siempre sobre el XML, que es donde están el CUFE, los códigos de impuesto y las bases gravables tal como se reportaron.

Herramienta disponible únicamente para Colombia.