Nómina electrónica leída y clasificada aparte

Un tipo de documento distinto, con su propia estructura, que no debe sumarse a las compras.

Sin tarjeta de crédito · Sin instalar nada · Tus archivos se procesan en tu propio navegador

Ocho pasos. Por cada documento.

Así se baja hoy un solo documento del portal de la DIAN. Ahora multiplícalo por los que recibes al mes.

1Entrar al portal de la DIAN y autenticarte

2Solicitar el token y esperar el correo

3Abrir el correo y entrar con el enlace, antes de que venza

4Filtrar el periodo y exportar el listado

5Descargar el comprimido de cada documento, uno por uno

6Descomprimir cada archivo en una carpeta

7Abrir el XML y buscar entre el código las cifras que necesitas

8Copiarlas a tu Excel y repetir con el siguiente

Y si el token se vence a mitad — dura 60 minutos y sirve una sola vez — se vuelve a empezar desde el paso 2.

El documento soporte de pago de nómina electrónica es obligatorio para quienes deducen costos y gastos por nómina, y llega al catálogo de la DIAN igual que las facturas, mezclado con ellas. Pero no es una compra: tiene su propia estructura, con devengados y deducciones por trabajador, y sumarlo al total de facturas distorsiona cualquier cifra que se calcule después.

Por qué no puede ir en el mismo saco

Una factura tiene base, impuestos y total; un documento de nómina tiene devengados, deducciones y un neto. Los conceptos no son equivalentes y no se pueden sumar entre sí. Cuando ambos terminan en la misma hoja sin distinguir el tipo, el total del mes deja de significar nada y hay que rehacerlo.

Llega mezclado con las facturas

La descarga del portal trae todo junto, y separarlo es un paso previo que consume tiempo.

Su estructura es distinta

Devengados y deducciones no equivalen a base e impuestos. Tratarlos igual produce cifras sin sentido.

Es mensual y repetitivo

Todos los meses, para todos los empleados. Es el tipo de volumen que hace inviable el trabajo manual.

Qué cambia

La nómina electrónica se reconoce como tipo propio desde el contenido del documento y se clasifica aparte, con su propio conteo. No se suma a las compras ni al IVA descontable, y queda disponible para revisarla como lo que es: el soporte de un costo de personal.

Lo que permite revisar cuando está separada

Con los documentos de nómina identificados y sus cifras extraídas, se puede hacer una comprobación que a mano casi nadie hace: contrastar lo reportado a la DIAN contra lo que se registró en la contabilidad y contra lo que se pagó realmente. Las tres cifras deberían coincidir, y cuando no lo hacen suele haber una explicación concreta —un ajuste que se hizo en nómina y no se reportó, o al revés— que conviene encontrar antes de que la encuentre un tercero. La obligación de reportar existe desde hace años; la costumbre de verificar lo reportado, mucho menos. Conviene ademas revisar la nomina electronica con la misma disciplina que las compras, aunque no genere IVA descontable. Es soporte de deduccion, y por lo tanto se revisa: que todos los periodos esten reportados, que no falte ningun mes, que los ajustes y las notas de ajuste esten donde deben. Un periodo faltante no produce ningun error visible en la contabilidad, porque el gasto se registro igual desde la nomina interna; el problema aparece cuando la deduccion tiene que sostenerse con el documento electronico y ese documento no existe. Tenerlos todos descargados y contados es la unica forma de saberlo antes de que lo pregunten.

Nómina sumada al total de compras, distorsionando las cifras del mes

Clasificada aparte y contrastable contra lo registrado y lo pagado

Vale una precisión de alcance: la herramienta lee y clasifica los documentos de nómina electrónica que ya fueron emitidos y reportados, no los genera ni los transmite. Generar la nómina electrónica es función del software de nómina o del proveedor tecnológico autorizado. Lo que aquí se resuelve es la otra mitad del problema, la que casi nadie atiende: qué hacer con esos documentos una vez existen, cómo revisarlos y cómo contabilizarlos sin volver a digitarlos.

Todo lo que hace, en un solo lugar

Desde bajar los comprimidos del portal hasta dejar el archivo listo para importar en tu software contable.

Arrastra los ZIP de la DIAN y listo

Suelta los comprimidos tal como los descargaste del portal. Se abren, se leen los XML y salen los datos: NIT, razón social, prefijo, número, fecha, base, IVA, retenciones y total. No hay que abrir un solo archivo a mano.

Descarga masiva desde la DIAN

Pega la lista de CUFE, pega el enlace del token que llega a tu correo y elige una carpeta de tu computador. Los ZIP se descargan solos, a ritmo controlado para que la DIAN no bloquee la conexión.

Excel listo para tu contabilidad

Cuatro hojas: resumen, documentos, líneas e impuestos. Los totales vienen cuadrados contra el XML, no recalculados a ojo, y las retenciones salen separadas por concepto.

Tu propia plantilla contable

Sube el formato vacío que ya usas en Siigo, Alegra, World Office, Helisa o el que sea. Se emparejan las columnas una sola vez y los meses siguientes solo descargas el archivo listo para importar.

Auditor: DIAN contra tu contabilidad

Cruza lo que la DIAN tiene reportado contra lo que tú registraste. Te dice qué facturas te faltan, cuáles registraste y no están en la DIAN, y cuáles tienen diferencia de valor.

Solo revisas las excepciones

Lo que cuadra pasa sin que lo mires. Lo que no cuadra queda en una bandeja aparte con el motivo exacto: un total que no da, un impuesto raro, un documento repetido.

Ocho pasos se vuelven tres

Pide tu token

Entra al portal de la DIAN y solicítalo. Te llega un correo con un enlace; cópialo y pégalo aquí. Eso es lo único manual que queda.

Pega los CUFE

Se descargan solos en la carpeta que elijas, a ritmo controlado. Si ya tienes los comprimidos, arrástralos y ya.

Descarga tu Excel

Resumen, documentos, líneas e impuestos. O directamente en el formato de tu software contable.

Pruébala con tu propio mes

No hace falta que nos creas nada. Coge los comprimidos que ya tienes descargados, suéltalos, y compara el Excel que sale con el que armaste a mano. Si no te ahorra tiempo, no vuelves.

Sin tarjeta

Empiezas con tu correo. No se pide medio de pago para probar.

Tus archivos no viajan

Los XML se leen en tu navegador. Nunca se suben a un servidor.

Sin claves de la DIAN

No se piden ni se guardan. Se usa el token temporal que la DIAN te envía.

Cuando quieras más volumen

El plan completo cuesta 52.900 pesos al mes, sin permanencia y cancelable cuando quieras. Se paga desde Colombia, en pesos, con los medios de pago locales. Ningún cobro se hace sin que lo autorices, y el precio que ves es el que se cobra: sin cargos ocultos ni renovaciones sorpresa.

Antes de pagar ya sabes exactamente qué recibes, porque lo probaste gratis con tus propios documentos.

Sobre la facturación electrónica en Colombia

La facturación electrónica en Colombia se rige por la Resolución DIAN 000042 de 2020 y sus modificaciones, que fijan el formato XML bajo el estándar UBL 2.1 y la obligación de conservar el documento electrónico. El XML —no el PDF— es el documento con validez: el PDF es una representación gráfica. Por eso esta herramienta trabaja siempre sobre el XML, que es donde están el CUFE, los códigos de impuesto y las bases gravables tal como se reportaron.

Herramienta disponible únicamente para Colombia.