Acta de entrega de inmueble
El acta de entrega es el documento que dice en qué estado se recibió o se devolvió un inmueble: paredes, pisos, baños, cocina, llaves, medidores. Se hace al inicio del arriendo y al final, y es la prueba principal cuando hay que discutir quién paga un daño. Hecha a mano en una hoja, se pierde. Hecha con fotos y firmada en el mismo lugar, termina con la discusión antes de que empiece.
«Ese daño ya estaba» contra «eso no estaba así»
Al terminar un arriendo, la escena se repite: el arrendador encuentra una mancha, una puerta dañada o un vidrio roto, y el arrendatario asegura que ya estaba así cuando llegó. Sin un acta de entrega inicial detallada y firmada, no hay forma de saber quién tiene razón, y la discusión suele terminar en el valor que se descuenta o no de lo pagado.
Cómo te ayuda Codec Document
Recorrido por espacios
Sala, cocina, habitaciones, baños: el estado de pisos, paredes, puertas, ventanas, grifería y electrodomésticos, espacio por espacio.
Lecturas, llaves y controles
Lectura de medidores de agua, luz y gas, número de llaves y controles entregados. Datos que se olvidan y después cuestan.
Fotos que acompañan el acta
Las fotos del estado del inmueble, tomadas el mismo día, respaldan cada observación.
Firmada ahí mismo con un QR
Al terminar el recorrido, el arrendatario escanea un código QR desde su celular y firma el acta en el mismo apartamento. Los dos reciben la copia al instante.
Por qué el acta es la prueba que cuenta
La Ley 820 de 2003 obliga al arrendatario a cuidar el inmueble y a restituirlo al terminar el contrato en el estado en que lo recibió, salvo el deterioro por el uso legítimo, y al arrendador a entregarlo en estado de servir para el fin convenido. El acta de entrega inicial y el acta de restitución son la forma de probar ese estado en cada momento. Firmadas electrónicamente, con fecha y hora registradas, tienen el valor de un documento firmado según la Ley 527 de 1999 y pueden presentarse como prueba documental según el artículo 247 del Código General del Proceso.
Un piso de madera rayado
Una inmobiliaria en Bucaramanga recibió un apartamento con el piso de madera rayado al terminar un contrato. El arrendatario aseguró que ya estaba así, pero el acta de entrega inicial, firmada con QR en el apartamento tres años antes, incluía fotos del piso en buen estado. El arrendatario aceptó el descuento del arreglo sin discutir.
Qué debe incluir el acta de entrega
- Fecha, dirección del inmueble y nombres de quien entrega y quien recibe.
- Estado de cada espacio: pisos, paredes, techos, puertas, ventanas y grifería.
- Electrodomésticos y elementos entregados, con su estado.
- Lecturas de los medidores de agua, luz y gas.
- Número de llaves, tarjetas y controles entregados.
- Fotos de respaldo y firma de las dos partes.
Preguntas frecuentes
¿Es obligatoria el acta de entrega?
No hay una norma que la exija con ese nombre, pero es la mejor prueba del estado del inmueble al inicio y al final del arriendo.
¿Quién la firma?
Quien entrega y quien recibe: arrendador o inmobiliaria y arrendatario. Conviene que firmen el mismo día del recorrido.
¿Puedo firmarla en el apartamento sin papel?
Sí. Al terminar el recorrido, el arrendatario escanea un código QR con su celular y firma ahí mismo.
¿Sirve también para entregar un local o una oficina?
Sí. El mismo formato sirve para cualquier inmueble; solo cambian los espacios que se describen.
¿Se hace un acta al inicio y otra al final?
Sí. El acta de entrega inicial y el acta de restitución permiten comparar el estado del inmueble en los dos momentos.
¿Qué hago si el arrendatario no quiere firmar el acta?
Deja constancia de su negativa en el documento, con fecha y fotos, y envíaselo por un medio que deje registro.