Firmar en persona con código QR
Hay momentos en que el cliente está ahí, al frente, y hay que firmar ya: al entregar un apartamento, al recibir un vehículo, al cerrar una venta en una feria o al matricular a un estudiante. Pasarle tu celular o una tableta para que firme funciona, pero deja una duda: la firma la hizo él en tu dispositivo. Con un código QR firma en el suyo, y eso cambia la prueba.
Firmar en el dispositivo del vendedor deja una duda
Cuando el cliente firma en la tableta del negocio, el registro dice que la firma se hizo desde un dispositivo que controla el negocio. Si después hay un reclamo, el cliente puede alegar que no leyó el documento, que se lo pusieron rápido o que la firma se reutilizó. Además, pasar un celular de mano en mano en un mostrador no es cómodo para nadie, y el papel que se firma «mientras tanto» termina perdido en una carpeta.
Cómo te ayuda Codec Document
El QR abre el documento en el celular del cliente
Tocas «En persona» y aparece en tu pantalla un código QR grande y con alto contraste. El cliente lo escanea con la cámara de su celular —cualquier Android o iPhone— y el documento se abre para leerlo y firmarlo.
La pantalla no se apaga mientras esperas
Mientras el QR está en pantalla, la app evita que el teléfono se bloquee, para que el cliente pueda escanearlo con calma.
Tarjeta NFC para quien firma seguido
En celulares Android con Chrome puedes grabar el enlace en una tarjeta o sticker NFC. El cliente acerca su teléfono a la tarjeta —también funciona con iPhone— y se abre el documento para firmar.
Cada firmante con su propio enlace
Si firman dos o tres personas, cada una escanea su propio QR. El registro muestra que cada firma se hizo desde el dispositivo de esa persona.
Por qué el dispositivo propio fortalece la firma
El Decreto 2364 de 2012, compilado en el artículo 2.2.2.47.4 del Decreto 1074 de 2015, considera confiable una firma electrónica cuando los datos de creación de la firma corresponden exclusivamente al firmante en el contexto en que se usan. Que la persona firme desde su propio celular, con su propio registro de dispositivo e IP, ayuda a demostrar precisamente eso. Sumado a la huella de integridad del documento —la posibilidad de detectar cualquier alteración posterior—, cumple los dos criterios de confiabilidad de la norma y los del artículo 7 de la Ley 527 de 1999.
Entrega de un apartamento sin papel
Una inmobiliaria en Pereira hacía el acta de entrega de cada apartamento en papel, con fotos tomadas en el celular del asesor que después nadie encontraba. Ahora el asesor recorre el inmueble, llena el acta en la app y al final muestra el QR: el arrendatario la firma desde su teléfono en la sala del apartamento. El acta firmada, con su registro, le llega a los dos por correo antes de que el asesor salga del edificio.
Preguntas frecuentes
¿Funciona con cualquier celular?
Sí. Cualquier teléfono con cámara puede leer un código QR; en la mayoría basta con abrir la cámara y apuntar. No hay que instalar nada.
¿Qué es la tarjeta NFC y la necesito?
Es un sticker o tarjeta que guarda el enlace del documento: el cliente acerca su teléfono y se abre. Es opcional; el QR hace lo mismo y funciona en todos los celulares.
¿Se puede firmar en persona sin internet?
Quien firma necesita datos o wifi para abrir el enlace y registrar la firma. El registro en línea es lo que le da a la firma su fecha, hora e integridad verificables.
¿Puedo pedir la cédula al firmar en persona?
Sí. Puedes exigir selfie y foto de la cédula, o la confirmación con el reconocimiento facial o la huella del propio celular del cliente.