Firma electrónica para contratos de trabajo
Con la reforma laboral, el contrato por escrito dejó de ser una buena práctica y pasó a ser una obligación en varios casos: el de término fijo, el de obra o labor y el del trabajo doméstico. Firmarlos en papel con cada persona nueva es lento, y perderlos en una carpeta es caro. Firmarlos electrónicamente cumple el requisito de forma y deja cada contrato archivado con su prueba.
El contrato que no se firmó a tiempo ya es indefinido
La Ley 2466 de 2025 establece que el contrato a término fijo debe constar por escrito y que, si no se cumple ese requisito, se entiende celebrado a término indefinido desde el inicio. Lo mismo pasa con el contrato por obra o labor si no se especifica por escrito la labor contratada. En la práctica, muchas empresas pequeñas contratan a alguien el lunes y le hacen firmar «cuando haya tiempo». Ese retraso, que antes era desorden, ahora puede cambiar la modalidad del contrato.
Cómo te ayuda Codec Document
Firmado antes del primer día
Envías el contrato por WhatsApp o correo cuando la persona acepta la oferta, y lo firma desde su celular ese mismo día. Llega al primer día de trabajo con el contrato ya firmado por los dos.
Plantillas que respetan cada modalidad
Sube tus modelos de término indefinido, término fijo, obra o labor o servicio doméstico una sola vez. La app encuentra los espacios para llenar y cada contratación nueva toma un par de minutos.
Identidad verificada del trabajador
Puedes pedir selfie y foto de la cédula al firmar, para que el contrato quede ligado a la persona que realmente se contrató.
Todos los contratos en un solo lugar
Cada contrato firmado queda en «Mis documentos» con su certificado. Cuando llega una visita del Ministerio de Trabajo o un requerimiento, lo encuentras en segundos.
Contrato escrito y firma electrónica
Tras la Ley 2466 de 2025, el artículo 47 del Código Sustantivo del Trabajo establece el contrato a término indefinido como regla general, y el artículo 46 exige que el de término fijo conste por escrito, con un máximo de cuatro años. El artículo 33 de la misma ley exige contrato escrito para todo trabajador doméstico. Ninguna de estas normas exige papel: la Ley 527 de 1999, en su artículo 6, establece que cuando la ley requiere que la información conste por escrito, ese requisito se cumple con un mensaje de datos si la información es accesible para su posterior consulta. Un contrato firmado electrónicamente y conservado con su registro cumple ese requisito.
Una cadena de panaderías con rotación alta
Una panadería con cuatro puntos en Cali contrataba entre seis y diez personas al mes. Los contratos se firmaban en la sede principal y había empleados que trabajaban dos semanas antes de pasar a firmar. Después de la reforma, el administrador pasó a enviar el contrato por WhatsApp el día de la entrevista. Hoy nadie empieza a trabajar sin el contrato firmado, y cada uno está archivado con la cédula del trabajador.
Preguntas frecuentes
¿Un contrato de trabajo firmado electrónicamente es válido?
Sí. El Código Sustantivo del Trabajo exige que ciertos contratos consten por escrito, y la Ley 527 de 1999 equipara el documento electrónico al escrito cuando es accesible para su consulta posterior. La firma electrónica confiable cumple el requisito de firma.
¿Qué contratos deben ser escritos después de la reforma?
Según la Ley 2466 de 2025: el de término fijo, el de obra o labor —que debe detallar la labor contratada— y el del trabajo doméstico. El indefinido puede ser verbal, pero hacerlo por escrito evita discusiones sobre salario, cargo y jornada.
¿El trabajador necesita un certificado digital?
No. Firma con el dedo desde su celular. Si quieres más seguridad, pides selfie y cédula al firmar.
¿También puedo firmar otrosíes y cartas de terminación?
Sí. Cualquier documento laboral —otrosí, carta de terminación, certificado, paz y salvo— se firma igual y queda archivado con el contrato.