Convertir un Word en plantilla para llenar
Todo negocio tiene su contrato en Word: el que hizo el abogado hace años, el que se ha ido corrigiendo con cada cliente. Cada vez que se usa, alguien abre el archivo, busca dónde cambiar el nombre, la cédula y la fecha, se le pasa uno y guarda encima del original. Convertirlo en plantilla significa llenar solo los datos que cambian y no volver a tocar el texto.
El contrato con los datos del cliente anterior
El error más común con un modelo en Word es enviar un contrato con un dato del cliente anterior: la cédula de otra persona en la segunda página, un valor viejo en una cláusula que nadie revisó. Pasa porque los datos están repartidos por todo el documento y se cambian a mano. El otro problema es que, después de muchas copias, ya nadie sabe cuál es la versión buena del modelo. Una plantilla separa lo que nunca cambia —las cláusulas— de lo que cambia cada vez —los datos—.
Cómo te ayuda Codec Document
No tienes que preparar el Word
Lo subes tal como lo usas. La app encuentra sola los espacios para llenar: líneas como ______, textos entre corchetes como [Nombre del cliente], XXXX, campos entre <<>> y el texto resaltado en amarillo. Cada uno se vuelve un campo con su nombre.
Si falta un dato, lo marcas
Si el modelo tiene un nombre o una fecha escrita en lugar de un espacio, la seleccionas con el mouse y la conviertes en campo. O abres el documento completo y arrastras cada campo al lugar exacto donde va.
Llenas y ves el documento a la vez
Al usar la plantilla llenas un formulario corto. Si quieres, ves el documento al lado y cada dato aparece en su lugar mientras lo escribes; los que faltan se marcan en amarillo.
Lo envías a firmar o lo descargas
Con los datos llenos, envías el documento a firmar por WhatsApp, correo o QR, o lo descargas en PDF. También puedes compartir un enlace para que el propio cliente llene sus datos y firme.
La plantilla no cambia la validez del contrato
Un contrato no vale más o menos por haber salido de una plantilla: vale por lo que dice y por quién lo firma. Lo que la plantilla sí asegura es que el texto aprobado no cambie entre un cliente y otro, que es justo lo que protege el artículo 8 de la Ley 527 de 1999 al exigir que la información se mantenga íntegra. Y al firmar electrónicamente, el documento final queda sellado con una huella que demuestra que el contenido es el mismo que vieron las dos partes. Si tu modelo lo redactó un abogado, la plantilla conserva cada palabra de lo que él escribió.
Una academia que llenaba 30 contratos a mano
Un centro de idiomas en Barranquilla tenía su contrato de matrícula en Word con 18 datos por llenar: nombre del estudiante, del acudiente, cédulas, curso, horario, valor y fechas. La secretaria tardaba diez minutos por contrato y cada semestre había errores de cédulas. Subieron el Word, la app detectó 16 de los 18 campos y marcaron los otros dos con el mouse. Hoy cada contrato se llena en dos minutos y se envía a firmar al acudiente por WhatsApp.
Preguntas frecuentes
¿Tengo que escribir {{llaves}} en mi Word?
No. La app detecta los espacios que la gente usa de verdad: líneas, corchetes, XXXX y resaltado amarillo. Las llaves también funcionan, pero no son necesarias.
¿Se pierde el formato de mi documento?
No. La plantilla conserva el Word original con sus fuentes, negritas, tablas y márgenes; solo se reemplazan los datos.
¿Puedo traer el Word desde Google Drive?
Sí. Puedes elegir el archivo desde tu Google Drive; si es un Google Docs, se convierte a Word automáticamente.
¿Y si solo tengo el contrato en PDF o en foto?
También sirve. Con un PDF o una foto, marcas con un clic dónde va cada dato sobre el documento.