Cuenta de cobro
La cuenta de cobro es el documento con el que un independiente que no está obligado a facturar le pide el pago a quien le contrató un servicio. La usan diseñadores, docentes por horas, contratistas del Estado, consultores y miles de personas que trabajan por prestación de servicios. Es sencilla, pero cada mes hay que hacerla de nuevo, y un dato mal puesto puede retrasar el pago semanas.
La cuenta de cobro devuelta por un detalle
El área de pagos devuelve la cuenta porque el número del contrato no coincide, porque falta la firma, porque el periodo cobrado está mal o porque no venía con la planilla de seguridad social. Cada devolución empuja el pago al siguiente corte. Además, muchos independientes siguen haciéndola en Word, copiando la del mes anterior y cambiando fechas a mano: es justo ahí donde aparecen los errores.
Cómo te ayuda Codec Document
Plantilla con tus datos fijos
Tu nombre, cédula, dirección, cuenta bancaria y los datos del contratante quedan fijos en la plantilla. Cada mes llenas solo el periodo, el concepto y el valor.
Firmada, no escaneada
La firmas desde el celular y la envías en PDF con certificado de firma. No hay que imprimir, firmar y escanear cada mes.
El concepto bien descrito
Describir el servicio y el periodo con claridad —«honorarios por diseño de piezas gráficas, periodo del 1 al 30 de abril, contrato 045»— evita la mayoría de devoluciones.
Historial de todo lo cobrado
Cada cuenta de cobro queda archivada con su fecha. Al final del año tienes todo lo que facturaste para tu declaración de renta.
Quién puede usarla y qué no reemplaza
Según el artículo 616-2 del Estatuto Tributario, las personas naturales que venden bienes o prestan servicios y no son responsables de IVA no están obligadas a expedir factura. En esos casos, la cuenta de cobro es el documento con el que piden el pago. Pero la cuenta de cobro por sí sola no es el soporte fiscal del costo para quien paga: el artículo 771-2 del Estatuto exige que el adquirente expida el documento soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar. Tampoco es un título valor ni presta mérito ejecutivo por sí misma. Si tus ingresos superan los topes de responsabilidad de IVA, debes facturar electrónicamente; ante la duda, consulta a un contador.
Una docente con tres colegios
Una profesora de música en Bogotá trabajaba por horas en tres colegios y cada mes hacía tres cuentas de cobro en Word. Una vez envió a un colegio la cuenta con el valor de otro, y el pago se retrasó cinco semanas. Ahora tiene una plantilla por colegio con sus datos fijos: cada mes llena las horas y el periodo, la firma desde el celular y la envía en PDF.
Qué debe incluir una cuenta de cobro
- Ciudad y fecha de expedición, y un número consecutivo.
- Nombre o razón social y NIT o cédula de quien paga.
- Tu nombre completo, cédula, dirección y teléfono.
- El concepto del cobro: servicio prestado, periodo y número de contrato si existe.
- El valor en números y en letras.
- La cuenta bancaria donde quieres recibir el pago.
- Una declaración de que no eres responsable de IVA, si es tu caso, y tu firma.
Preguntas frecuentes
¿Quién puede expedir una cuenta de cobro?
Las personas naturales que no están obligadas a facturar, en particular las que no son responsables de IVA según el artículo 616-2 del Estatuto Tributario.
¿La cuenta de cobro reemplaza la factura?
No. Es una solicitud de pago. Quien te paga debe expedir el documento soporte electrónico para soportar el costo en su contabilidad.
¿Qué documentos acompañan la cuenta de cobro?
Normalmente el RUT, una certificación bancaria y, si aplica, la planilla de pago de seguridad social como independiente. Cada contratante puede pedir documentos adicionales.
¿Puedo firmar la cuenta de cobro electrónicamente?
Sí. Una cuenta de cobro firmada electrónicamente tiene firma válida según la Ley 527 de 1999 y evita imprimir y escanear cada mes.